회사 메일 깔끔하게 작성하는 법

◎회사의 소통창구 이메일

회사를 다니고 있는 직장인중에

메일을 쓰지 않는 직장인은 없을 것입니다.

간단한 회사 내에서의 메일부터

거래처와의 메일, 외부와의 메일 등

공식적인 소통의 창구로써 정말 많은 메일을

주고받을텐데 그 메일을 아무렇게나 쓰면 될까요?

 

메일을 얼마나 잘 작성하느냐에 따라서

일의 결과가 바뀔수도 있다고 생각합니다.

하지만 사회 초년생들의 경우

어떤 상사가, 또 어떤 주위 사람들이

회사에서 이메일을 보낼 때는 이렇게 보내라라는 것을 알려주겠습니까.

 

이때 좋은 메일 작성하는 법을 손에 익히면초반에는 그 양식에 맞추어 작성하는것에어려움을 느낄 수도 있지만 그것이 반복되면서습관으로 자리잡아 당신은 어느새

메일의

달인이 되어있을지도 모릅니다.

 

사람도 첫 인상이 중요하듯이 아무 정보도 없이 메일을 받는 상대방들은당신의 메일 유형이 당신의 첫 인상으로자리잡을 수 있는 사항이기에별 거 아닐 수 있는 메일지만 결과는 클 수도 있습니다.

 

그래서 오늘은 회사 내에서의

메일 깔끔하고 예의있게 잘 작성하는 법

4가지에 대하여 알아보도록 하겠습니다.

 

 

◎메일 쓸 때 기본 사항들

 

첫 번째, 제목은 첫 인상

메일을 받고 메일의 제목을 딱 보았을 때

'아~ 이 메일이 이런 내용이겠구나'

라는 생각이 들도록 내용을 명확히 적어야합니다.

'안녕하세요', '메일 드립니다' 같은 제목은

정보성이 0인 무의미한 제목이에요.

 

만약 무언가를 요청하는 내용을 담은

메일을 보낸다 하더라도 

'자료 요청 드립니다' 라는 제목은

그것만봐서는 어떤 자료를 요청하는지 알 수 없어요.

'00월~00월 까지의 '필요한 것'의 자료 요청드립니다'

라는 내용이 제목에 담겨있어야 제목만 보고도

아 어떤 자료가 필요하구나 라는 것을 알 수 있도록

제목을 정하는 것이 중요한 포인트입니다.

자료를 보낼때도 이와 마찬가지로

내가 어떤 자료를 보냈는지 메일에

정확히 명시해주는 것이 좋습니다.

 

그리고 받은 메일에 대하여 회신을 할 때

제목별로 메일을 필터링하는 경우도 있으니

새로운 메일쓰기로 보내는 것보다는

reply로 회신하는 것도 좋은 방법입니다.

 

두 번째, 본문은 핵심만 간단하게

 

회사 업무용 이메일은 편지가 아닙니다.

우리가 보통 친구, 애인, 부모님과 주고받는

편지에는 핵심내용 외에도 여러가지 사설을

붙여가며 줄줄 늘어나게 됩니다.

 

하지만 회사의 이메일은 그런 편지가 아니기에

초반에 인사말을 건네고는 바로 

본론으로 들어가 핵심만 나열하는 것이

효율적인 방법입니다.

위에 말했듯이 제목에 필요한 사항을

적어두었으니 본문에는 그에 더하여

메일의 목적에 따른 추가적인 사항만

간결하고 명확하게 적어주면 되는 것입니다.

 

그리고 이때 또 한 가지 중요한 사항은

줄글로 적지 않는 것 입니다.

메일을 열었을 때 내용들이 한 눈에 들어오도록

문맥에 따라 문단을 나누는 것이 중요합니다.

아래는 좋은 메일과 나쁜 메일의 예시입니다.

 

나쁜 메일의 예시

좋은 메일의 예시

 

그 차이가 눈에 들어오시나요?

같은 내용을 담고 있는 메일지만

한 번에 내용이 눈에 담기도록 문단 정리만

해도 훨씬 깔끔하다는 느낌을 받을 수 있었습니다.

 

 

세 번째, 메일은 실명으로

회사 업무 상 이메일을 보낼 때

회사 메일 계정이 아닌 개인 계정으로

업무 메일을 보내는 경우가 많으실겁니다.

 

하지만 보통 우리가 메일을 만들때에는

실명이 아닌 별명이나 의미없는 이름으로 

메일을 만드는 경우가 있는데 이것은 비즈니스 적으로

신뢰도를 떨어트릴 수 있는 사항입니다.

 

회사에 입사하게 되면 본인 실명의

이름을 영어로 하여 메일을 하나 만드는 것이 좋습니다.

 

 

네 번째, 메일 이외의 연락처를 남기자

회사 내에서의 많은 업무가 메일로

이뤄지는 경우가 많지는 그것은 즉각적인

확인과 처리가 느리기때문에

메일을 받은 상대방이 메일에 대한

문의나 요청사항일 있을 때에 바로 연락 가능하도록

유선전화나 휴대전화의 연락처를

메일에 추가적으로 기재하는 것이 좋습니다.

 

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여기까지 회사 메일 잘 작성하는 법

4가지에 대하여 알아보았습니다.

시작점에 말씀드렸다시피 당신의 메일이

당신의 첫인상의 될 수 있습니다.

깔끔하게 예의있는 메일 작성하는 습관을 길러봅시다.

 

 

 

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